Viele Benutzer stöhnen unter dem täglichen Ansturm in ihrer Mailbox.
Abgesehen vom täglich ankommenden Spam verlieren sie auch den Überblick über die gewollten eMails, verlieren dabei wichtiges aus dem Blick, antworten zu spät oder gar nicht, finden eMails nicht wieder, löschen zu viel und können so das Medium nicht wirklich nutzen.
Dabei bieten eigentlich alle eMail-Programme einfache Funktionen um dem Benutzer eine Menge Arbeit abzunehmen.
Spam kann erkannt und einkommende sowie ausgehende eMails können gefiltert und in einem Ordnersystem abgelegt werden, so dass man leicht den Überblick behalten kann.

 
Voraussetzung für die folgenden Schritte ist natürlich der Einsatz eines eMail-Programmes - wer nur einen Webmail-Service - zum Beispiel auf der Website von GMX, web.de oder Yahoo! - nutzt, kann vermutlich nur weniges dorthin übertragen.

Ordner anlegen
Die zweite Voraussetzung für alle folgenden Schritte ist eine Ordnerstruktur innerhalb des eMail-Programmes.
Beim Anlegen der Ordner muss natürlich jeder nach seinem persönlichen Bedarf vorgehen - es kann sowohl Sinn machen, alle eMails nach Absender zu ordnen als auch nach Projekten die eMails verschiedener Absender zusammen in einem Ordner zu sammeln.
Je nach Menge der Ordner die sich ergibt kann es auch Sinn machen, noch einmal Gruppen - also übergeordnete Ordner - anzulegen. Private eMails, Projekte, Newsletter und der Sportverein könnten zum Beispiel solche Über-Ordner sein, in denen sich dann die einzelnen Ordner mit den eMails finden.
Beispiel:

• Privat
  • Dieter
  • Franz
  • Susanne
• Sport
  • Elternkreis C-Jugend
  • Schiedsrichter
• Newsletter
  • ebay
  • Online-Shopping
  • Witz des Tages

Die Hauptsache ist, dass es genügend sinnvollen Platz gibt, in den eMails einsortiert werden können, damit sie nicht mehr alle im Posteingang liegenbleiben müssen.

Spam filtern
Die größte Menge an eMails, die man normalerweise bekommt ist Spam.
Also muss es als erstes darum gehen, wie man den am besten ausfiltert. Dazu gab es bereits einen eigenen Artikel, so dass es an dieser Stelle nur um einige Grundregeln gehen kann.
Wenn der Provider - so wie die großen eMail-Provider wie GMX oder web.de zum Beispiel) anbietet, Spam zu filtern oder zu kennzeichnen, sollte man diese Möglichkeit nutzen.
Auch wenn man die eMails alle herunterlädt, so kann man doch einen Filter einrichten, der die Kennzeichnung des Providers erkennt und den Spam sofort in einen eigenen Ordner verschiebt.

Wenn man den eingebauten Spam-Filter des eMail-Programms benutzt, sollte man darauf achten, dass Absender, die im eigenen Adressbuch aufgeführt sind nicht als Spam gekennzeichnet werden können - so vermeidet man mit hoher Wahrscheinlichkeit sog. “False Positives” - also eMails , die falsch als Spam gekennzeichnet werden.

Wer weder ein eMail-Programm mit eigenem Spam-Filter noch einen Filter beim Provider hat, kann sich zum Beispiel mit dem kostenlosen Programm SpamPal helfen.

In die Ordner filtern
Als nächstes wird der Rest der eingehenden eMails weiter gefiltert.
Eigentlich alle gängigen eMail-Programme bieten die Möglichkeit eigene Filterregeln zu definieren.
Im Normalfall kann man eine (oder mehrere) Regeln festlegen, die eine eMail erfüllen muss und dann eine Aktion, die mit dieser eMail ausgeführt werden soll.
Einige Beispiele:

• Wenn (Regel) eine eMail im Absender “@netz-coaching.de” enthält, dann (Aktion) verschiebe sie in den Ordner “netzCoaching”
• Wenn (Regel) eine eMail im Betreff “Online-Shop Newsletter” enthält, dann (Aktion) lösche die eMail
• Wenn (Regel) eine eMail an honeypot@netz-coaching.de” geschickt wurde, dann (Aktion) markiere sie als Spam

Regeln kombinieren
Diese Regeln lassen sich auch kombinieren - dabei ist es wichtig zwischen zwei Kombinationsmöglichkeiten zu unterscheiden: UND- / ODER- Kombintionen.
Der Unterschied wird an Beispielen klar:

• Wenn eine eMail im Betreff “Angebot” enthält wurde UND im Betreff “Viagra” enthält, dann lösche die eMail
• Wenn eine eMail im Betreff “Viagra” enthält oder im Betreff “Porn” enthält, dann lösche die eMail.

Erklärung:
Zu Regel 1 - nicht jedes Angebot muss Spam sein - aber wenn zusätzlich noch “Viagra” auftaucht, dann kann die eMail gelöscht werden. So lange nur “Angebot” alleine auftaucht, kann die eMail durchkommen.
Zu Regel 2 - wenn einer der Begriffe “Viagra” oder “Porn” auftaucht, ist es egal welcher - die eMail kann gelöscht werden.

Reihenfolge der Filter
Dabei ist es wichtig, eine sinnvolle Reihenfolge der Filter einzurichten:
Bei den oben genannten Beispielen ist es sinnvoll, zuerst auf Lösch-Kriterien zu prüfen bevor die eMail am Schluss dann in den richtigen Ordner verschoben wird; andernfalls wäre sie ja schon in einen anderen Ordner verschoben, bevor sie auf bestimmte Begriffe im Betreff geprüft werden kann.

Regeln allgemein formulieren
Wenn es die Möglichkeit gibt, Filterregeln allgemein zu formulieren, sollte man die Möglichkeit nutzen, um die Anzahl der Regeln geringer zu halten.
So ist es natürlich einfacher, eine Regel zu definieren, die alle eMails die im Absender “@kunde.de” enthalten in einen Ordner zu verschieben als für jeden einzelnen Ansprechpartner beim Kunden eine extra Regel zu definieren.

Wirkung im Alltag
Ein konsequenter Einsatz von solchen Filtern sorgt zum einen dafür, dass der Posteingang überschaubar bleibt - zum anderen muss man nicht für jede eMail den Arbeitsfluss unterbrechen und sie sofort beachten.
Je nachdem, womit man sich gerade beschäftigt, will und muss man gar nicht jede eingehende eMail sofort lesen.
Da ein Ordner, in dem sich eine ungelesene eMail befindet markiert wird, sieht man von wem oder zu welchem Projekt eMails eingegangen sind und kann sich zum gewünschten Zeitpunkt mit der neuen Post beschäftigen.

Gesendete Objekte
Ähnlich wie der Posteingang sammelt sich auch im Ordner “gesendete Objekte” schnell eine kaum noch überschaubare Menge an eMails an.
Einige wenige eMail-Programme bieten die Möglichkeit, direkt beim Versand einer eMail festzulegen, in welchen Ordner die Kopie der versandten eMail gespeichert werden soll.
Für Thunderbird gibt es die Erweiterung FCC On Compose, die diese Funktion bietet.

Sonst bleibt nur die Möglichkeit, in regelmäßigen Abständen, den Ordner “gesendete Objekte” von Hand aufzuräumen.

Ansichtsmöglichkeiten
Meist wird man in den meisten Ordnern die neuesten eMail oben anzeigen.
Um eine bestimmte eMail zu finden, kann es aber auch sinnvoll sein, nach Absender oder Betreff zu sortieren - man erreicht so eine andere Sortierung mit einem Klick auf die entsprechende Spaltenüberschrift. Ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge (Aufsteigend/Absteigend) um.

Außerdem bieten einige eMail-Programme noch die Möglichkeit, die eMails nach dem Thread zu sortieren.
Das bedeutet, dass eMails, die zu einem Thema geschrieben und immer weider mit “Re:” beantwortet wurden in einer Baumansicht zusammenhängend dargestellt werden.
So hat man auch, wenn man in einem Ordner die eMail-Wechsel mit zwei Personen sammelt immer zusammenhängende eMails übersichtlich zusammen.

Fazit
Auch wenn nicht alle der hier erwähnten Möglichkeiten für jeden Benutzer nötig sind, ist es dennoch sinnvoll, sich mit den Möglichkeiten des eMail-Programm szu beschäftigen, wenn man es nicht nur als unsortierten Sammelkorb für eingehende eMails nutzen will.